Behandling av medarbetares personuppgifter
Ramp Personlig Assistans (Ramp) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av sina anställdas personuppgifter. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett lagligt och korrekt sätt som minimerar risken för intrång i de anställdas personliga integritet. I ansvaret ligger att uppgifterna
- samlas in för särskilda, uttryckliga och berättigade ändamål
- är adekvata, relevanta och inte för omfattande
- korrekta och uppdaterade
- inte förvaras längre än nödvändigt
- behandlas på ett säkert sätt.
Anställd har rätt till att få viss information om behandlingen, vilken genom denna personuppgiftspolicy tillhandahålls.
Uppgifter som behandlas
För att kunna fullgöra våra skyldigheter och bevaka våra rättigheter enligt anställningsavtal, tillhörande tillämpliga kollektivavtal och författningar, kommer Ramp att behandla de anställdas personuppgifter i form av
- namn, personnummer, kontaktuppgifter
- anställningstid, anställningsform, facklig tillhörighet
- löne- och skatteuppgifter, bankkonto
- arbetstid, frånvaro/frånvaroorsaker, hälsa
- betyg, erfarenheter, utveckling, beteenden och prestationer
- övriga sådana personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för att
Ramp som arbetsgivare ska kunna administrera anställningsförhållandet.
Behandling av personuppgifter som är att anse som känsliga – exempelvis uppgifter om hälsotillstånd i samband med sjuklöneadministration och rehabilitering – görs restriktivt och med iakttagande av sekretess. Uppgifterna kommer från den anställde själv, myndigheter eller har genererats under anställningen av Arbetsgivaren eller dennes samarbetspartners.
Mottagare av uppgifterna
a) Interna mottagare
De som tar del av uppgifterna i Ramp är de interna tjänstemän som handlägger frågor rörande personal, ekonomi, IT och övrig för anställningsförhållandet nödvändig administration, dels chefer och styrelseledamöter.
b) Externa mottagare inom det arbetsrättsliga området
Den anställdes personuppgifter enligt ovan kan komma att behöva utlämnas till
Arbetsgivarföreningen KFO (inklusive dess servicebolag) som Ramp är medlem i och vars kollektivavtal (om löner, allmänna anställningsvillkor, omställning, försäkringar, pensioner och förhandlingsordningar) tillämpas på anställningsförhållandet.
De personuppgifter som avses är i första hand
- kontaktuppgifter till vissa befattningshavare för att administrera medlemskapet i form av främst avgifter, rådgivning, utskick och åtkomst till KFOs webbplats.
- uppgifter som rör individers anställningsförhållanden för det fall arbetsrättsliga ärenden, förhandlingar och rättsliga tvister så kräver.
Uppgifterna kan även komma att lämnas ut till andra samarbetspartners som administrerar tecknade försäkringsavtal (försäkringsbolag), bevakar anställdas rättigheter (fackliga motparter), upprättar lönestatistik (inklusive SCB), genomför medlemsundersökningar, verkställer medlemsutskick och genomför liknande åtgärder.
c) Externa mottagare i övrigt
Personuppgifterna kan komma att behandlas hos externa parter som har i uppdrag att utföra specifika sysslor (inklusive att tillhandahålla datasystem) rörande exempelvis tidrapportering, schemaläggning, friskvårdsbidrag, hemsida, e-post, telefon, växel, företagshälsovård, medarbetarundersökningar, betal-/kreditkort och motsvarande. Ramp kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. Då den externa parten inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för Ramps räkning, kommer vi tillse att personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA) upprättas.
Ramp är också skyldig enligt författning att tillhandahålla myndigheter anställdas personuppgifter (till exempel löne- och skatteuppgifter åt Skatteverket).
d) Utlämnade till tredje land
Såvida det inte särskilt har angetts i bilaga till denna policy kommer inte överföring av personuppgifter att ske till tredjeland (land utanför EU/EES) eller internationell organisation.
Den lagliga grunden för behandlingen
Personuppgiftsbehandlingen är laglig därför att Ramp
- ska kunna fullgöra anställningsavtalet och de på anställningsförhållandet
tillämpliga kollektivavtalen (såsom att betala lön och pension) - fullgöra rättsliga skyldigheter enligt författning (såsom arbetsrättsliga och skatterättsliga lagar)
- intresseavvägning (såsom allergier/kostönskemål, kontaktuppgifter till anhöriga och kontaktuppgifter på hemsidan).
Lagringstiden
Anställds personuppgifter kommer att behandlas så länge som det är nödvändigt för Ramp att fullgöra sina förpliktelser enligt anställningsavtalet och kollektivavtalen (exempelvis att betala lön), att försvara sig mot arbetsrättsliga anspråk (exempelvis enligt lagen om anställningsskydd) och uppfylla skyldigheter enligt lag (exempelvis bokföringslagen). Ramp har att löpande gallra ut sådana personuppgifter som ej länge behövs, till exempel för att anställningen har upphört eller för att presumtiva arbetsrättsliga krav har preskriberats.
Anställds rätt till information
Anställd har rätt till insyn i hur personuppgifterna behandlas. Den anställde kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen samt har rätt till att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad och att få personuppgifter flyttade från Arbetsgivarens datasystem till en annan aktör (så kallad dataportabilitet).
Kontakt med Arbetsgivaren med anledning av frågor och informationskrav
Anställd bör kontakta Arbetsgivaren i första hand vid frågor eller informationskrav. Sådan kontakt kan alltid tas med närmast överordnade chef alternativt med nedan angiven befattningshavare/funktion.
Ramp Personlig Assistans AB
556685-6737
Tantogatan 31
118 42 Stockholm
010-410 39 00
PU-Ansvarig: Rickard Friberg
010-410 39 00
Dataskyddsombud Annika Stridh
010-410 39 05
Skulle anställd uppleva att Arbetsgivaren inte behandlar personuppgifterna korrekt har denne rätt att vända sig till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna klagomål.